Tùy quy mô của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sử dụng mà sẽ có giải pháp lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại phù hợp với chi phí hợp lý.

Với những chức năng ưu việt cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kỹ thuật và sự trợ giúp của máy tính, những hệ thống tổng đài thông minh đã và đang ứng dụng ở mọi nơi nhằm kiểm soát chặt chẽ các cuộc gọi vào, ra, tiết kiệm nhân công trực tổng đài cũng như giảm cước phí bưu điện đến mức thấp nhất.

 1.Mục đích đầu tư lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại
- Lợi ích kinh tế:
+ Chi phí cho các cuộc gọi nội bộ = 0đ.
+ Chi phí ban đầu hợp lý và được bảo toàn trong tương lại.
- Quản lý: Quản lý giám sát được tất cả các cuộc gọi (gọi đi và gọi đến), giám sát mức cước hàng tháng của từng thuê bao.
- Khả năng phục vụ và kết nối: Hệ thống hoạt động 24/24, kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ (như VNPT, Viettel, EVN ...)
- Các dịch vụ gia tăng: Dịch vụ trả lời tự động, hiển thị số gọi đến, gọi đi, voice mail, SMS ....
- Khả năng nâng cấp: Không giới hạn.

2.Giải pháp kỹ thuật cho hệ thống tổng đài
Hệ thống điện thoại trong tòa nhà bao gồm hệ thống cáp và thiết bị tổng đài.

2.1 Giải pháp cho hệ thống cáp
- Hệ thống cáp ngang: Cáp được đi từ các tủ tầng DDF đến các oulet. Tùy vào dung lượng và vị trí các outlet trong tòa nhà chúng ta xây dựng hệ thống tủ phân phối tại các tầng.
- Hệ thống cáp dọc: Cáp được chạy theo trục của tòa nhà từ tủ MDF (Main Distribution Frame) của hệ thống lên các tủ phân phối tại mỗi tầng DDF
- Bộ chia cáp (Connecting Block): Bộ chia cáp hay còn được gọi là phiến đấu dây, được dùng để kết nối các tuyến cáp trục và thuê bao, từ đây cáp thuê bao được lắp đặt chạy đến từng ngõ ra (Outlet) cho các node điện thoại.

2.2 Giải pháp công nghệ.
- Tổng đài phải là thế hệ chuyển mạch điện tử tiên tiến với cấu trúc Module hóa, vi sử lý không tập trung, Vì vậy việc nâng cấp mở rộng rất dễ dàng, ngoài ra kích cỡ thiết bị cũng như việc tiêu thụ năng lượng cũng giảm đi đáng kể đối với các hệ thống tổng đài dùng công nghệ chuyển mạch cơ điện.
- Với công nghệ phát triển hiện nay, các tổng đài được thiết kế dựa trên cơ sở sự kết hợp của chuyển mạch kênh và chuyển mạch gói, cho phép truyền thông tin với các dịch vụ thoại, dữ liệu và hình ảnh. Tổng đài được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu của các doanh nghiệp, cơ quan trong việc khai thác và quản trị thông tin cho nhu cầu hiện tại và tương lai.
Các phần mềm của tổng đài ngày nay được ứng dụng hoạt động trên nền hệ điều hành Window, UNIX, đồng thời cho phép dễ dàng mở rộng cấu hình của hệ thống (tăng số module thuê bao hoặc tổng đài phụ) bằng các giao tiếp kết nối đơn giản như: cáp đồng, cáp quang, IP,... Điều này cho phép quản lý dễ dàng hệ thống của tổng đài ở khắp mọi nơi trong mạng và quản lý thông qua Web (Web-based Management).
- Tổng đài điện tử hiện nay đang được sử dụng trên toàn mạng Viễn thông quốc tế cũng như mạng Viễn thông Việt nam. Nó luôn được đề cập đến như một phương tiện trong việc phục vụ cho hiện đại hoá công nghệ thông tin phục vụ con người về nhu cầu sản xuất, sinh hoạt  học tập và thương mại như thương mại điện tử. Lý do là nó đáp ứng chất lượng thông tin do ứng dụng xử lý thông tin dùng kỹ thuật số nên không còn ảnh hưởng của nhiễu, tạp âm.

3. Lựa chọn hệ thống tổng đài
- Đối với văn phòng, doanh nghiệp vừa và nhỏ: nên dùng hệ thống tổng đài analog:  Với hệ thống tổng đài analog tất cả điện thoại nhánh có một đầu số riêng biệt và kết nối trực tiếp với tổng đài thông qua đường line nhánh. Bộ chuyển mạch của tổng đài liên kết các điện thoại với nhau và liên kết với đầu số PSTN thông qua trung kế bưu điện nơi mà các line đầu số bưu điện kết nối trực tiếp với tổng đài.
- Đối với văn phòng, doanh nghiệp vừa và lớn: nên dùng hệ thống tổng đài VoIP: VoIP hoạt động trên nền tảng IP với cùng đường mạng LAN và WAeN của máy tính. Điểm ưu việt của VoiIP so với Analog là tính linh động và tốc độ hội tụ cao trên băng thông LAN, WAN tốc độ cao. VoIP có thể sử dụng Video Call giúp cho việc liêc lạc bằng hình ảnh trở lên dễ dàng với chất lượng cao.

Việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc văn phòng, doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, việc liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác khách hàng lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.

Để được tư vấn lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp, quý khách hàng đừng quên liên hệ cho chúng tôi qua Hotline 1900 9259 hoặc liên lạc trực tiếp tại các chi nhánh của Vuhoangtelecom tại TP.HCM : (08).35 166 166 - (08) 3962 5555 và tại Hà Nội : (04) 6256 1111 - (04) 3273 6666.