Viết Email là công việc hàng ngày mà gần như ai ai cũng đối mặt, từ công việc, học hành cho đến các mối quan hệ bên ngoài. Vậy viết email thế nào cho đúng và chuẩn, hãy tham khảo 10 nguyên tắc giúp bạn viết Email hiệu quả ở bài viết dưới đây.

1. Đặt tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu và bao trọn nội dung gmail

Tiêu đề là phần đầu tiên mà người nhận sẽ chú ý đến. Nếu bạn gửi mail xin việc mà không có tiêu đề hoặc tiêu đề mail rối rắm thì 40% các nhà tuyển dụng sẽ loại bạn mà không cần mở mail.

Rất nhiều bạn thường đánh giá thấp tầm quan trọng của tiêu đề nên đặt tiêu đề qua loa, hoặc đôi khi không ghi rõ mục đích của lá thư. Chẳng hạn như thư xin việc hay xin thực tập nhưng lại không nói rõ mình đang ứng tuyển cho vị trí nào, bộ phận nà. Hãy đặt tiêu đề mail sao cho bao trọn nội dung bức thư của bạn, ví dụ bạn đang tìm việc làm và gửi CV xin làm trợ lý thì có thể để tiêu đề “Nguyen Văn A_Trợ lý”.

Lưu ý là tên file CV hay thư xin việc (cover letter) đính kèm của bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu để thuận tiện cho quá trình lưu trữ hồ sơ của nhà tuyển dụng.

Tiêu đề của mail cho thấy chuyên nghiệp và trình độ học thức của bạn.

2. Kiểm tra lại toàn bộ mail trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.

Một lưu ý khác rằng nếu bạn gửi đính kèm tệp( CV, tài liệu,..) thì hãy kiểm tra xem đã đính kèm hay chưa, rất nhiều trường hợp thư đi mà file tài liệu “ở lại”.

Nên nhớ, bạn chỉ có 30s để hoàn tác sau khi gửi.

3. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Việc tạo một email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng. Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: [email protected]). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email.

Địa chỉ email nên bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã lập từ thời học trò với những biệt danh quá “xì-teen” như “hotboy@…” hay “co_nang_dang-yeu@…” 

4. Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All” (Trả lời tất cả)

Rất có thể trong công việc, bạn sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng, nhớ rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau.

Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

5. Tận dụng mục chữ ký email (email signature)

Chữ ký cuối email là mục không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên gấp bội khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể, đồng thời người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay khi cần mà không phải tốn thời gian tìm kiếm lại thông tin của bạn.

Do đó, một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên đầy đủ, thông tin liên hệ, vị trí, trường học/công ty… giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến.

Khi tạo chữ ký, bạn cũng nên lưu ý đến phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… để đảm bảo yếu tố thẩm mĩ.

6. Tránh những lời chào quá thân mật

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mậttheo “văn nói” tại nơi làm việc, chẳng hạn như “Hey” hay “Chào anh bạn”… Những cụm từ này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng với người nhận. Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, tuy nhiên, không nên rút gọn tên gọi của họ, chẳng hạn hãy nói “Hi Michael” thay vì nói “Mike” hoặc dùng những cách thông dụng và trung lập khác như “Dear sir, Dear Mr…..”

Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

7. Hạn chế dùng dấu chấm than

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ. Điều này dẫn đến đoạn email trở nên quá “cảm xúc” (đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc) và thiếu chuyên nghiệp.

Vì thế, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết.

Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích và hạn chế thể hiện việc mất kiểm soát cảm xúc của bản thân kể cả khi bạn đang quá tức tối.

8. Hài hước đúng chỗ

Thường thì những điều dễ khiến ta cảm thấy buồn cười khi nói lại có thể trở nên cợt nhã và không còn hài hước nó được viết ra. Những điều khôi hài khi thiếu đi điệu bộ lên xuống của người nói cũng như những biểu cảm trên khuôn mặt có thể mất đi ý nghĩa thật sự của nó, khiến người khác hiểu lầm.

Vì thế, với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết quá rõ về người nhận.

9. Để ý đến khác biệt văn hóa

Việc không hiểu ý nhau trong công việc thường nảy sinh khi chúng ta không biết rõ về văn hóa, phong cách làm việc giữa các nền văn hóa. Khi viết email, những bất đồng này càng dễ xảy ra vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhau. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe.

Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.

10. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi đó là email nhầm

Nếu bạn có một ứng viên, dù biết họ đã rớt phỏng vấn công ty bạn thì cũng hãy trả lời họ một cách lịch sự để tạo thiện cảm với họ. Tương tự vậy, nếu một người gửi gmail nhầm cho bạn, hãy dành chút thời gian và rep lại họ nhé. Đơn giản vì có thể họ không biết mình đã gửi nhầm, rep mail có thể giúp họ nhận ra mình đã gửi nhầm địa chỉ và gửi lại.

Nếu bạn đang tìm hiểu về các công việc tại Philippines, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi hoặc gửi CV vào gmail [email protected].

Chúc các bạn may mắn!