Hướng Dẫn Kiểm Kho Bằng Excel Cực Kỳ Đơn Giản Và Hiệu Quả

Các cửa hàng luôn gặp phải khó khăn trong việc quản lý kho hàng vì hầu như các sản phẩm đều quản lý bằng dãy mã vạch dài và không dễ nhớ. Điều này khiến cho các cửa hàng phải tìm cách để kiểm soát kho hàng thật cẩn thận và chi tiết. Chính vì vậy, kiểm kho là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Vậy làm cách nào để tìm ra giải pháp giải quyết được các vấn đề này?

Những khó khăn mà người quản lý kho thường gặp phải

• Khối lượng hàng hóa trong kho quá nhiều, đa dạng khiến cho việc kiểm soát tình hình, số lượng, trạng thái của từng loại trở nên khó khăn hơn.
• Nếu không cẩn thận, những số liệu, nội dung trong bảng kiểm kê, hóa đơn sẽ làm cho kho hàng của bạn gặp rắc rối. Sự chênh lệch số liệu, nhận hàng không đúng như yêu cầu, xuất hàng không đảm bảo số lượng và chất lượng, giá cả phải hạ xuống vì chất lượng không được đảm bảo,… Những vấn đề đó làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc quản lý kho.
• Có thể bạn không để ý, và con số trên nhãn mác ghi hạn sử dụng sẽ làm bạn mất ăn mất ngủ. Làm thế nào để quản lý được toàn bộ số nhãn mác ấy, để không bị nhầm lẫn và “quên béng đi”. Hậu quả thì ai cũng có thể tưởng tượng được.
• Nói đến vấn đề người quản lý kho. Không phải bao giờ, người quản lý cũng có đủ thời gian và sự quan tâm để điều chỉnh, để tác động và giám sát hết được mọi công việc trong kho. Bạn sẽ làm gì khi có một trường hợp bất cập xảy ra, bạn muốn kiểm tra và thông tin đơn hàng nhanh nhất mà lại không có mặt tại kho?
• 
  Và có hàng ngàn, hàng vạn những nỗi lo, những khó khăn mà người quản lý kho phải đối đầu. Chúng ta không muốn, nhưng chúng ta buộc phải làm công việc này thật tốt. Đâu là giải pháp?

​

Thấu hiểu điều đó chúng tôi đã nghiên cứu và đưa ra giải pháp kiểm kho bằng excel một cách đơn giản nhất mà đem lại hiệu quả tốt và chính xác, nhưng quan trọng là tiết kiệm được chi phí cho các cửa hàng vừa và nhỏ.



Cách thức thực hiện của giải pháp:

Hình ảnh minh họa
​

• Chỉ cần một Smartphone hoặc Tablet và một thiết bị quét mã vạch Bluetooth (Vì hiện nay các sản phẩm đều được quản lý bởi mã vạch trên từng sản phẩm nên chúng ta sẽ sử dụng máy quét mã vạch để làm điều đó).
• Một file Excel gồm: 2 sheet, sheet 1 chúng ta sẽ lưu các thông tin đầy đủ của từng dòng sản phẩm. Sheet 2 chúng ta sẽ lưu các cột (Mã sản phẩm, Serial From, Serial To, Description, Count)
  • Mã sản phẩm: Là trường để chúng ta truyền vào mã của sản phẩm khi quét mã
  • Serial From: Số serial của mỗi sản phẩm (Ở cột này những sản phẩm nào nằm riêng lẻ không còn nguyên trong 1 thùng hoặc số serial của các sản phẩm không theo thứ tự thì chúng ta sẽ chỉ cần quét số serial của sản phẩm vào trường này)
  • Serial To: Cột này chỉ sử dụng khi các sản phẩm của chúng ta còn nằm nguyên trong 1 thùng hoặc lô sản phẩm có số serial theo thứ tự, ví dụ như thùng gồm 20 sản phẩm A có số serial từ 01 đến 20 thì sau khi chúng ta quét mã số serial 01 cho cột Serial From chúng ta tiếp tục trỏ sang Cột Serial To và quét số Serial To là xong. Còn nếu là các sản phẩm lẻ không theo thứ tự số serial thì các bạn bỏ qua cột này.
  • Description: Cột này chỉ là để hiển thị thông tin của sản phẩm từ cột mã sản phẩm truyền vào, và ở cột này mình dùng hàm Vlookup để gọi sang Sheet 1 dò thông tin của mã sản phẩm rồi lấy thông tin để hiển thị.
  • Count: Ở cột này thì mình sẽ đếm số lượng của từng sản phẩm khi để sau cùng mình sẽ SUM lại thông qua mã sản phẩm để biết được là tổng sản phẩm đó là bao nhiêu. Và mình đặt điều kiện cho cột này là nếu sản phẩm nào không có Serial To thì mình mặc định là 01 sản phẩm, ngược lại sẽ lấy Serial To trừ Serial From chúng ta sẽ có được số lượng trong thùng (lô) đó là bao nhiêu
• Sau khi chúng ta làm như vậy cho đến hết sản phẩm trong kho, cuối cùng chúng ta chỉ cần bôi đen những dòng giữ liệu có trong file và insert PivotTable vào. Ở PivotTable Fields, chúng ta tick vào Mã sản phẩm – Description – Count, sau khi tick vào 3 dòng đó chúng ta kiểm tra xem Tab Rows đã có dòng mã sản phẩm & Description, Tab Values đã có dòng Sum of Count chưa nhé nếu như chưa có hay không đúng thứ tự các bạn click vào và kéo qua lại cho đúng nhé.

Như vậy là mình đã hoàn thành cách kiểm kho trên excel với Smartphone và máy quét mã vạch bluetooth rồi.

Hiệu quả quản lý kho bằng excel mang lại 

Sản phẩm doanh nghiệp: OPTICON